Obieg dokumentów

System posiada ponad sto zdefiniowanych typów dokumentów takich jak zlecenia produkcyjne, indeksy towarowe, oferty, zamówienia, kontrakty czy dokumenty magazynowe. Wszystkie obiekty w systemie wyróżniane są poprzez:

• statusy dokumentu,
• zakres widoczności i uprawnienia do dokumentu,
• symbolikę
• mechanizmy workflow oraz osoby użytkownicy odpowiedzialni za przetwarzanie dokumentu.

Statusy dokumentów określają stan danego dokumentu, lista dozwolonych stanów oraz związane z nimi mechanizmy zachowania się dokumentów określane są w momencie wdrożenia. Przykładowo stany dokumentów mogą implikować rezerwację towarów czy blokować edycje poszczególnych pól w dokumencie. Zakres widoczności oraz zbiór uprawnień określają prawa do podglądu lub edycji dla poszczególnego dokumentów. Zbiór praw powiązany jest z symboliką dokumentów, powyższy mechanizm wykorzystuje się w przypadku potrzeby ograniczenia widoczności dokumentów pewnego typu dla określonej grupy użytkowników. Przykładowo można ograniczyć zakres bazy kontrahentów dla podmiotów obsługiwanych przez danego handlowca. Mechanizm ma także zastosowanie podczas wdrożenia wiloddziałowego gdy pracownicy w jednym oddziale nie powinni integrować w dokumenty wygenerowane w drugim oddziale. Zakres uprawnień dla poszczególnych typów dokumentów określa się na etapie wdrożenia systemu. Natomiast symbolika dokumentu definiuje ścieżkę procesów biznesowych dla której został stworzony dany dokument przykładowo dokumenty rozchodu materiałowego mogą inaczej się zachowywać w przypadku gdy rozchód powiązany jest ze zlecenie produkcyjnym lub gdy dokument jest wygenerowany niezależnie. System ma możliwość budowanie diagramów przepływu pracy tzw. workflow wraz z określeniem osoby bądź grupy osób odpowiedzialnych za dokument w danym momencie. Możliwość przenoszenia dokumentów pomiędzy statusami może być definiowana przez zasady przepływu pracy workflow.

Moduł obiegu dokumentów umożliwia definiowanie niestandardowych dokumentów i zarządzanie nimi poprzez mechanizmy WorkFlow. Zbiór wymaganych dokumentów określa się na etapie wdrożenia oprogramowania, definiuje się pola oraz zakres funkcjonalny każdego z nich. Zakres oraz metody przepływu informacji pomiędzy obiektami biorącymi udział w przetwarzaniu informacji definiowane są przez administratora. Niestandardowe dokumenty wyróżniane są za pomocą statusów dokumentów, zakresu widoczności oraz symboliki podobnie jak standardowe dokumenty wbudowane w system.

Do wszystkich dokumentów w systemie mogą być dołączane pliki oraz notatki. Oprogramowanie ERP posiada wewnętrzne repozytorium plików DMS. Dokumenty w systemie można grupować za pomocą spinacza lub grupy dokumentów.